Copropriété : L’assemblée générale modernisée

Le décret du 27 juin 2019, applicable dès le 29 juin dernier, donne un nouveau vent de modernité à la copropriété.

Nous avions évoqué dans notre artcile la liste minimal des documents mis à disposition par les syndics professionnels aux copropriétaires à partir du 1er juillet 2020.

Le nouveau décret traite de plusieurs sujets comme les nouveaux moyens de participation aux assemblées générales notamment par visioconférence (ou d’autres moyens de communication électronique) ou encore de la dématérialisation de certains documents de la copropriété.

La date de l’assemblée générale

L’article 9 du décret du 17 mars 1967 est modifié par ce décret. Le syndic doit désormais informer l’ensemble des copropriétaires par voie d’affichage dans les parties communes de l’immeuble, de la date de la prochaine assemblée générale et d’y préciser les modalités d’ajout d’une résolution à porter à l’ordre du jour.

La consultation des pièces justificatives

Tout copropriétaire, s’il le souhaite, peut demander au syndic de consulter les pièces justificatives (factures, fiche de paie du gardien …) et peut se faire assister par un membre du conseil syndical. Depuis le 29 juin, le copropriétaire peut être accompagné de son locataire, ou l’autoriser à consulter, à sa place, les charges récupérables (le concernant).

La présence en assemblée générale

Depuis la loi ELAN, il est désormais possible de participer à l’assemblée générale de manière physique, par visioconférence ou par tout autre moyen permettant l’identification du copropriétaire. Le décret précise que les moyens mis en oeuvre seront à la charge exclusive du syndicat des copropriétaires, le syndic n’a pas à en supporter le coût. Les devis seront présentés à l’assemblée générale pour y être décidés.

Pour valider la participation du copropriétaire, il doit en informer le syndic au moins 3 jours avant la date de l’assemblée générale en garantissant un support permettant d’en transmettre sa voix et ainsi qu’une diffusion continue et simultanée de la réunion. Tout événement empêchant de connaître son vote doit y être précisé dans le procès verbal.

Par ailleurs, la feuille de présence doit désormais préciser si le copropriétaire est “présent physiquement ou représenté” mais aussi “ participant à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique”. Elle doit être certifiée exacte par le président de séance.

Immatriculation : La moitié des copropriétés en règles

Près de 6 mois après la date limite, le temps du bilan est venu. Et le moindre qu’on puisse dire, c’est qu’il est mitigé. A peine la moitié des copropriétés sont immatriculées au registre des copropriétés au 31 mars dernier.

En décembre, nous évoquions dans notre article l’obligation d’immatriculer toutes les copropriété avant le 31 décembre 2018.

La loi ALUR avait prévu un échéancier en fonction du nombre de lots :

  • plus de 200 lots : 31 décembre 2016
  • plus de 50 lots : 31 décembre 2017
  • moins de 50 lots : 31 décembre 2018

Après un premier bilan peu convaincant à la dernière échéance, un nouveau délai d’un mois fût accordé. Visiblement, l'appel n’a pas été entendu par l’ensemble des syndics.

Ce sont logiquement les petites copropriétés de moins de 10 lots qui représentent la majeure partie des copropriétés non immatriculées. Souvent gérées par un syndic bénévole, celui-ci ne bénéficie pas toujours des informations nécessaires à une gestion actualisée de la copropriété.

Que risque les copropriétés non immatriculées ?

Pour le moment, aucune sanction financière n’est tombée. Cependant, la loi Alur prévoit une lourde amende pour les syndics qui ne l’exécute pas, d’un montant maximal de 20 € par lot et par semaine de retard.

Attention tout de même, d’autres conséquences pourraient compromettre la santé des immeubles pas encore immatriculés : Les copropriétés n’ayant pas respectées l’obligation ne peuvent bénéficier de subventions de la part de l’état, des établissements publics ou des collectivités territoriales. Cela peut représenter une lourde perte notamment pour les travaux d'économie d'énergie.

Note : Chaque année, le syndic doit actualiser l’immatriculation. Cette démarche prend quelques minutes et est totalement gratuite

Loi Elan : Les documents de la copropriété en ligne

Vous voulez de la transparence, vous allez avoir de la transparence, enfin… bientôt.
Un nouveau décret d’application de la loi Elan vient de communiquer la liste minimale des documents que le syndic doit fournir aux copropriétaires à partir du 1er juillet 2020.

L’ensemble des documents ne seront pas accessibles à tous, la loi a dressé 3 listes exhaustives. Selon la nature des documents, il sera disponible pour l’ensemble des copropriétaires, le copropriétaire seul ou le conseil syndical.

Les extranets fournissent que peu d’éléments au syndicat des copropriétaires. Les syndics communiquent trop rarement les informations hormis le stricte minimum (appels de fonds, les procès verbaux d’assemblée générale ou le règlement de copropriété).

La loi ALUR avait, en son temps, amorcée l’idée en imposant aux syndics de transmettre les documents aux copropriétaires à compter du 1er Janvier 2015. Le nouveau décret de la loi Elan ne fait que reprendre cette décision en y dressant, cette fois-ci, la liste précise.

L’ensemble des copropriétaires

Tous les documents généraux de la copropriété seront désormais consultables par le syndicat des copropriétaires. En plus du règlement de copropriété et des procès verbaux d’assemblées générales, le syndic va mettre à disposition un nombre important de documents (contrats, diagnostics... ).

  • Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés
  • La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965
  • Le carnet d'entretien de l'immeuble
  • Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité
  • Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
  • L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat
  • Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours
  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées
  • Le contrat de syndic en cours

Le copropriétaire seul

Le copropriétaire à lui aussi le droit à son augmentation d’informations. La liste, bien que courte, parle d’une information pas toujours évidente à obtenir et pourtant très importante : le montant du fonds de travaux rattaché aux lots.
Contrairement à la provision pour travaux, celui-ci est non remboursable au vendeur mais peut très bien être négocié lors de la vente. Le reste des documents est généralement déjà mis à la disposition des copropriétaires.

  • Le compte de chaque copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle
  • Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire
  • Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle;
  • Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Le conseil syndical

Les membres du conseil ont légitimement accès à certains documents bien spécifiques permettant une plus grande lecture de la copropriété notamment sur la comptabilité ou les procédures judiciaires en cours.

  • Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu
  • Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
  • Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré
  • La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l'article 32 du décret du 17 mars 1967
  • La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l'article 3 de la loi du 2 janvier 1970.

Une nouvelle fois, on pourrait voir ce décret comme le doublon d’une loi existante. Elle fait sens compte-tenu de la pauvreté des documents mis à la disposition des copropriétaires par le syndic. Il est regrettable que les syndics soient frileux au sujet de la transparence et qu’une énième loi soit nécessaire pour les faire réagir.

Pour les propriétaires vendeurs, c’est un gain de temps (et d’argent) considérable. Ils disposent enfin des éléments pour mettre en vente et signer le compromis de vente de leurs lots. Pas sûr que cela plaise à l’ensemble des syndics professionnels.

Loi ELAN : Copropriété et modernité

Ayant abordé les changements apportés par la loi ELAN concernant les pouvoirs dans l'article précédent (nombre de pouvoirs que peut détenir un copropriétaire et leurs distribution par le syndic en assemblée générale), nous nous attardons aujourd'hui sur son article 211. Un vent de modernité souffle sur la copropriété notamment sur méthodes de représentation et de vote des copropriétaires en assemblée générale à travers cet article.

Véritable avancée ou frein dans les décisions des copropriétaires ?

Pour une parfaite compréhension, vous trouverez ci-dessous l’extrait de l’article 211 de la loi ELAN :

Après l’article 17 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 précitée, il est inséré un article 17-1 A ainsi rédigé : Art. 17-1 A. – Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l’issue des débats en assemblée générale, ont évolué de manière substantielle.

Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale, les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic sont définies par décret en Conseil d’Etat.

La visioconférence en assemblée générale

Bonne nouvelle pour les copropriétaires saisonniers et / ou bailleurs notamment. Il sera désormais possible de participer aux assemblées générales par visioconférence. Non seulement le copropriétaire pourra donner son avis et faire ses remarques, mais aussi voter à distance. Un bond en avant notamment pour les petites copropriétés qui souffrent parfois d’un manque de représentation lors des réunions.

Nous validons totalement cette mesure, Syndis vous aidera à mettre en place ce système lors de vos prochaines assemblées générales.

Le vote par correspondance

Autrefois, le copropriétaire ayant donné son pouvoir pouvait y inscrire des consignes de vote mais le mandataire n’avait aucune obligation de les suivre.
Depuis la loi ELAN, un formulaire pourra être rempli par les copropriétaires préalablement à l'assemblée, leur permettant d’exprimer leurs avis et leurs décisions sur les résolutions de l’assemblée.

A première vu cela semble être une mesure positive qui favorise l’expression des copropriétaires. Cependant, nous sommes en droit de nous demander si l’utilisation des formulaires ne seraient pas un frein pour la réalisation des travaux ( exemple : les copropriétaires ne souhaitant pas dépenser d’argent dans la copropriété pourraient s’opposer systématiquement à toutes les décisions sans participer aux débats - un formulaire mal rempli ou partiellement rempli indiquerait un vote défavorable aux résolutions).

Autre point sensible, l’absence de précision sur les raisons qui rendent le formulaire défavorable au vote :

  • Il est évoqué ici le manque de sens mais les appréciations de chacun pourraient faire pencher la décision d’une résolution.
  • L’évolution substantielle d’une résolution n’est pas équivoque. Quels changements sont considérés comme substantiels ? A partir de quel montant ?

L’article 211 est bien représentatif de la loi ELAN à savoir, mitigé. Bien que favorisant l'échange et la prise de décisions lors des réunions par des moyens nouveaux et/ou modernes, certains points laissent perplexes. Nous sommes inquiets sur les conséquences de ces mesures notamment lors des décisions d’assemblée générale nécessitant des fonds importants. Il ne faudrait pas que le patrimoine immobilier baisse en qualité.

La loi ELAN est promulguée

La loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant sur l’évolution du logement, de l’aménagement et du numérique, dite loi ELAN, est parue au Journal Officiel le 24 novembre dernier. Nous vous invitons à lire nos précédents articles pour apprécier les péripéties avant son adoption.

Tout juste adoptée, la loi prévoit l’application immédiate de certaines décisions sans attendre de décret ou la parution d’ordonnances dont certaines concernent la copropriété.

Nous abordons ensemble les thèmes qui concernent uniquement la copropriété.

Les pouvoirs en assemblée générale

Avant la loi ELAN : Une même personne pouvait avoir 3 pouvoirs au maximum lors de l’Assemblée. Cependant, il était possible d’avoir plus de trois pouvoirs si la somme des pouvoirs dont le mandataire disposait (lui compris) ne dépassait pas 5% des voix de l’ensemble des copropriétaires.

Depuis la loi ELAN : Le nombre de pouvoirs qu’une même personne peut détenir reste inchangé. Cependant, il est désormais possible d'en détenir davantage dans limite de 10% des voix du syndicat des copropriétaires.

Remarque : Les pouvoirs non attribués dit « pouvoir envoyé blanc » ne peuvent plus être distribués par le Syndic. Ceci-dit, il est toujours possible de les confier au président de séance après sa nomination pour les attribuer aux copropriétaires présents.

La modification de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965

Avant la loi ELAN : Le syndic disposait d’un délai de 2 mois pour notifier aux copropriétaires le procès verbal de la dernière assemblée générale.

De plus, la copropriété avait un délai de prescription dérogatoire de 10 ans pour les litiges entre copropriétaires et/ou avec le syndicat des copropriétaires.

Depuis la loi ELAN : Le délai de notification du procès verbal est ramené à 1 mois. Le délais de prescription est, quant à lui, ramené à 5 ans pour être raccord avec la prescription de droit commun.

La modification de l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965

Avant la loi ELAN : Lors des procédures de recouvrement de charges, le copropriétaire concerné disposait d’un délais de 30 jours après signification de la mise en demeure pour régler. Un fois le délai épuisé, l’intégralité des sommes dues au titre du budget prévisionnel devenaient exigibles. Cependant, cette procédure n'incluait pas les sommes exigibles du fonds de travaux ni les arriérés de charges.

Depuis la loi ELAN : La loi prévoit d’inclure l'intégralité de sommes dues et restant dues dans une seule et même procédure après avoir respecté le délais de 30 jours suivant la réception de la lettre de mise en demeure. Cela évite le cumul de procédures.

Les travaux d’économie d'énergie

La loi ELAN simplifie le choix de la majorité pour les votes de travaux d’économie d'énergie. Désormais, tous les travaux visant une économie d'énergie, quels qu’ils soient, sont votés à la majorité de l’article 25.

Le Syndic

Dans un souci de transparence, la loi ELAN prévoit des sanctions si le syndic ne communique pas les pièces demandées par le conseil syndical dans un délai maximum d’un mois.

Une pénalité financière peut alors être demandée par le conseil syndical, le montant minimum sera fixé par décret et ne peut dépasser le montant des honoraires de base du contrat de syndic.